Як створити додаток для реєстрації та трекінгу робочого часу робітників

Що таке додаток реєстрації робітників?

В широкому сенсі йдеться про будь-яке ПЗ, яке дозволяє реєструвати перебування співробітника на робочому місці або виконання ним службових обов’язків. Менеджери так чи інакше моніторять залученість персоналу до роботи, витрачаючи на це купу часу та зусиль. Тож мета подібного софту полягає в тому, аби зробити цей моніторинг менш стресовим та більш ефективним. Реєстрація на робочому місці може бути влаштована по різному: через електронні перепустки, GPS, QR-коди тощо.

Може здатися, що додатки для трекінгу робочого часу – це новий жорсткий спосіб побудови трудової дисципліни для роботодавців, однак такий погляд не є правильним. Рішення для трекінгу найчастіше розгортають не для контролю, а для чіткого обліку робочих годин та справедливого нарахування заробітної плати. Адже співробітники компанії також мають бути зацікавлені в тому, аби їх робочий час (зокрема, понаднормовий) фіксувався чітко і прозоро.

 

Якісний додаток для реєстрації робітників сприймається в компанії перш за все не як засіб контролю, а як зручне джерело даних щодо робочих годин, відпусток, відгулів, лікарняних та нарахування зарплатні для кожного співробітника. Найкращі подібні додатки можуть пропонувати комплексний функціонал для вирішення завдань HR, комунікації та корпоративної освіти.

Але не варто забувати й про дисципліну. Додаток реєстрації робочих годин самим фактом своєї наявності мотивує співробітників уникати запізнень, покращує етику та культуру управління. Він звільняє менеджерів від необхідності “ручного” моніторингу продуктивності, пропонує чіткі та прозорі правила для всієї компанії.

Навіщо потрібен додаток реєстрації та моніторингу робочого часу?

Впровадження такого софту може надати компанії низку важливих переваг у менеджменті. Назвімо їх.

Підвищення продуктивності  персоналу

Софт для реєстрації  допомагає співробітникам краще розуміти, як вони витрачають свій час, та виявляти можливості для покращення своєї продуктивності. Вони можуть встановлювати у додатку цілі, пріоритети та нагадування, щоб зосередитися на найважливіших завданнях та уникнути розфокусування уваги. Менеджери можуть також відстежувати прогрес та результати роботи своїх підлеглих, надавати їм зворотний зв’язок.

Автоматизований та точний розрахунок заробітної плати

Електронна реєстрація та трекінг співробітників на робочих місцях дозволяє точно фіксувати робочий час та терміни вирішення завдань. Це дозволяє прозоро та обґрунтовано нараховувати заробітну плату кожному фахівцю. Завдяки додатку цей процес працює автоматично, без ручної рутинної праці бухгалтерів та менеджерів. Відтак цикл нарахування зарплатні прискорюються, у ньому мінімізуються ризики помилок, непорозумінь та людського фактора.

Оптимізація обліку та звітності

Якісний додаток трекінгу допомагає збирати та аналізувати дані про використання часу, продуктивність персоналу, ефективність роботи над певними завданнями та проєктами, доходами та витратами в компанії. Понад те, він формує зібрані дані у зручні та наочні звіти, які можна експортувати та архівувати. Це спрощує роботу бухгалтерів та менеджерів, полегшує процеси аудиту, податкового обліку та планування.

Підтримка залученості, мотивації та дисципліни

Об’єктивний механізм трекінгу робочого часу та продуктивності для усіх співробітників компанії позитивно впливає на корпоративну культуру, формує серед команди дисципліну та дух змагальності. Прозорі метрики мотивують фахівців до покращення своїх результатів. Навіть базовий додаток для реєстрації та моніторингу робітників може істотно покращити показники продуктивності бізнесу, скоротити кількість запізнень, прискорити прогрес виконання завдань тощо.

Забезпечення керованості бізнесу 

Завдяки софту для трекінгу менеджмент компанії отримує змогу моніторити процеси у режимі реального часу. Керівники можуть бачити, скільки співробітників працюють над задачами просто зараз, які проєкти або замовлення вони виконують. Додаток для реєстрації співробітників з GPS дозволяє фіксувати перебування співробітників в офісах, на складах або виробничих об’єктах, аби гарантувати безпеку на виробництві та безперервність операцій бізнесу.

Взаємодія додатка для трекінгу з HRMS та LMS системами

Переваги додатка для трекінгу можна підсилити, якщо поєднати його із функціоналом HRMS (Human Resource Management System) та LMS (Learning Management System). Це різновиди ПЗ, що охоплюють процеси управління персоналом та навчання співробітників.

Можливості взаємодії для цих платформ практично безмежні, їх можна інтегрувати у різні способи для побудови єдиної корпоративної диджитал-екосистеми. Наведемо лише деякі сценарії такої інтеграції.

• Додаток для трекінгу робочого часу може передавати дані про продуктивність персоналу у систему HRMS, яка використовує їх для побудови рейтингу співробітників. Цей рейтинг може бути основою механізму преміювання та кар’єрного зростання фахівців.

• Платформа реєстрації співробітників може отримувати із систем HRMS дані про відпустки та лікарняні співробітника, аби відповідним чином корегувати кількість закріплених за ними робочих годин та враховувати це при оцінці продуктивності.

• Застосунок для трекінгу робочого часу може синхронізуватися з LMS-платформою корпоративного навчання, аби враховувати не лише робочі години, але й час проходження курсів та тренінгів. Це дозволить корегувати оцінку продуктивності та враховувати завантаженість співробітника при формуванні його навчального плану.

• Рішення для відстеження робочого часу може формувати звіти про продуктивність, ефективність і якість роботи співробітника, які можуть бути використані системою HRMS для проведення атестацій та планування кар’єри фахівця.

Функціонал додатків для реєстрації та моніторингу робочого часу можна об’єднувати із можливостями HRMS та LMS-систем, аж до створення єдиного корпоративного супердодатка із комплексними можливостями.

 

Ключові функції додатка для реєстрації та моніторингу співробітників

Аби краще зрозуміти, що таке додаток для реєстрації співробітників, варто детально розглянути його основний функціонал. Які можливості має мати сучасний додаток для реєстрації персоналу?

Реєстрація та авторизація користувача 

Для початку, кожен співробітник має створити у системі власний акаунт або авторизуватися, якщо база акаунтів уже була попередньо створена. Деякі такі додатки мають два типи акаунтів: для власників бізнесу/топ-менеджерів і для співробітників. Авторизація на платформі має бути простою, але водночас безпечною.

Обліковий запис із налаштуваннями

В особистому кабінеті користувачі зазвичай можуть ввести або відредагувати персональні дані, встановити аватар та за необхідності надати про себе додаткову інформацію, таку як посада, адреса електронної пошти, номер телефону тощо. Іноді в налаштуваннях навіть можна налаштувати під себе інтерфейс.

GPS-трекер

Якщо компанія веде реєстрацію присутності співробітників у своїх численних офісах та об’єктах, можливості геолокації можуть бути вкрай корисними. Відстеження GPS дозволить автоматично фіксувати прибуття та відбуття робітників в кожному окремому офісі, навіть якщо ці офіси розкидані по всьому світу.

Тайм-трекер

Назва функції говорить сама за себе. Це можливість фіксації та підрахунку годин, які співробітник фактично проводить на своєму робочому місці. Цей функціонал варто реалізувати так, аби в системі можна було побачити робочі години працівника в розрізі дня, тижня, місяця тощо.

Робочий графік та історія відвідуваності

Доступність актуального робочого графіку онлайн – це дуже зручна можливість для співробітників у багатьох індустріях, де не працює звичайна схема 5/2.У блоці з архівом користувачі додатка також мають отримати статистику своєї динаміки відвідування робочого місця за певні періоди.

Фінансовий калькулятор 

У додатку для реєстрації робочих годин співробітників зацікавить можливість бачити автоматично розрахований розмір своєї зарплатні з огляду на відпрацьовані години, виконані завдання тощо. Така візуалізація сама по собі може служити потужним інструментом мотивації та робочої дисципліни.

Push-сповіщення

Система нагадувань та інформування через додаток допоможе співробітникам вчасно дізнаватися про зміни у графіку та умовах роботи компанії, знизить імовірність запізнень. Гарним рішенням для користувача буде можливість створювати в додатку свої власні push-сповіщення та інтегрувати їх з графіком.

Це лише деякі функції, які можуть бути реалізовані в подібних рішеннях. Компанії з різних сфер можуть налаштовувати функціонал з огляду на власні потреби та специфіку бізнесу.

Розробка додатка для трекінгу робочого часу з EJ Developer

Створення нового програмного продукту з нуля може видатись занадто складним та амбітним завданням. Особливо для бізнесу, який не має подібного досвіду розробки. Але допомога досвідченої та фахової команди може усе змінити.

Ми вже понад 10 років розробляємо IT-продукти для сфер eCommerce, логістики, виробництва, енергетики тощо. До нас звертаються корпоративні клієнти, які не задовольняють обмежені можливості пакетного софту та хмарних сервісів для бізнесу.

Ми вміємо створювати мобільні та веб- додатки будь-якої складності, маємо безцінний досвід створення масштабного ERP- та TMS-софту з нуля. Тож якщо вас цікавлять можливості розробки індивідуального додатка для трекінгу продуктивності персоналу – ми можемо допомогти. Не зволікайте, звертайтеся за консультацією просто зараз.

Підсумки

Сучасні додатки для реєстрації персоналу та трекінгу активності на робочих місцях можуть надати бізнесу безліч переваг: керованість операцій, прозоре нарахування заробітної плати, підвищення мотивації та залученості співробітників тощо. Такі рішення легко інтегруються з цифровою екосистемою бізнесу – із обліковими системами, з платформами HRMS, рішеннями для корпоративного онлайн-навчання тощо.

У пошуках власного трекера робочого часу співробітників компанія може обрати одну з готових платформ на ринку, або піти шляхом індивідуальної розробки. Як показує наш досвід, другий шлях у перспективі має безліч переваг. Саме індивідуальна розробка дозволяє врахувати усі потреби та особливості компанії, надає бізнесу безпеку, незалежність та свободу подальшого розвитку.